Kleinunternehmerregel 2023: Alles Wissenswerte

Dank E-Commerce ist die Unternehmensgründung so einfach wie nie zuvor. Ob Sie einen Onlineshop kaufen oder selbst einen mithilfe einer x-beliebigen E-Commerce-Plattform erstellen, der Vertriebskanal stellt nicht länger eine Herausforderung dar. Wer sich langsam an das Thema Selbstständigkeit herantasten oder einfach nur einen Zuverdienst erwirtschaften möchte, sollte einen Blick auf die Kleinunternehmerregelung werfen.

Die Kleinunternehmerregel 2023 einfach erklärt

Die Kleinunternehmerregel ist eine umsatzsteuerliche Sonderregelung, die der bürokratischen und steuerlichen Entlastung von Unternehmen mit geringen Umsätzen dient. Konkret müssen Unternehmen so keine Umsatzsteuer ausweisen beziehungsweise diese ans Finanzamt abführen, solange sie eine definierte Umsatzgrenze nicht überschreiten. Die Kleinunternehmerregelung wird im § 19 Abs. 1 UStG (Umsatzsteuergesetz) geregelt.

1. Wo liegen die Vorteile einer Kleinunternehmerregelung?

• Keine Ausweispflicht der Umsatzsteuer auf Rechnungen
• Produkte und Dienstleistungen können zu günstigeren Preisen angeboten werden, weil keine Mehrwertsteuer aufgeschlagen werden muss (Umsatzsteuer = Mehrwertsteuer)
• Bürokratische Hürden werden reduziert (z. B. keine monatliche Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt)
• Zumeist genügt eine einfache Buchhaltung
• Gewinne können mit der Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) ermittelt werden

2. Wo liegen die Nachteile einer Kleinunternehmerregelung?

• Kleinunternehmer:innen können sich die Umsatzsteuer, die bei Einkäufen anfallen, nicht vom Finanzamt zurückholen (Vorsteuerabzug)
• zählen zum Klientel vorrangig Geschäftskund:innen (B2B-Shop) gibt es keine echten Preisvorteile, da die Mehrwertsteuer im Rahmen des Vorsteuerabzugs ohnehin zurückgeholt wird
• Auftraggeber:innen nehmen Kleinunternehmer:innen weniger ernst, weil bekannt ist, dass diese nur im kleinen Umfang wirtschaften

3. Für wen lohnt sich die Kleinunternehmerregelung?

Ob sich die Kleinunternehmerregelung lohnt, ist von 3 Faktoren abhängig:

• Art der Kund:innen – Privatkund:innen (B2C) profitieren im Gegensatz zu Geschäftskund:innen (B2B) von den Preisreduktionen, die sich aus der fehlenden Mehrwertsteuer ergeben.
• Investitions- und Betriebskosten – Die fehlende Berechtigung zum Vorsteuerabzug sorgt für steigende Kosten bei den Einkäufen.
• Ernsthaftigkeit des Vorhabens – Unternehmer:innen laufen Gefahr, nicht ernst genommen zu werden.

Die Kleinunternehmerregelung eignet sich somit vorrangig für Unternehmer:innen die ihr Produkt Privatkund:innen anbieten, wenig zukaufen müssen und die einen geringen Umsatz haben. Dies betrifft hauptsächlich Unternehmen, die im Nebenerwerb betrieben werden. Vollzeit-Unternehmer:innen werden von dieser umsatzsteuerlichen Sonderregelung kaum profitieren.

4. Welche Voraussetzung müssen für die Nutzung der Kleinunternehmerregelung erfüllt werden?

Grundsätzlich dürfen alle die Kleinunternehmerregelung nutzen, unabhängig der gewählten Rechtsform. Als einzige Bedingung gilt der Umsatz, dieser muss unter einer vorgegebenen Umsatzgrenze liegen. Die Kleinunternehmerregelung 2023 kann genutzt werden, solange:

• der Umsatz im abgelaufenen Kalenderjahr 22.000 EUR nicht überschreitet
• der zu erwartende Umsatz im laufenden Jahr unter 50.000 EUR liegt

5. Wie wird die Kleinunternehmerregelung bei der Gründung geltend gemacht?

Machen sich Unternehmer:innen selbstständige und melden ein Gewerbe an, bekommen sie den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung zumeist automatisch zugeschickt, ist dem nicht so kann dieser auch online beim Finanzamt abgerufen werden. In diesem Fragebogen kann zwischen Nutzung oder Verzicht der Kleinunternehmerregelung entschieden werden. Entscheidend ist hier der erwartete Umsatz, den Gründer:innen im Vorfeld im Businessplan ermittelt haben.

Wichtig hierbei, die Umsatzsteuergrenze bezieht sich immer auf das Kalenderjahr. Wird also im Oktober gegründet, muss der erwartete Gewinn für den September und die restlichen Monate des Jahres ermittelt werden.

6. Kann von der Kleinunternehmerregelung in die Regelbesteuerung gewechselt werden?

Für viele Unternehmer:innen lohnt es sich, die Geschäftsidee mithilfe der Kleinunternehmerregelung ohne bürokratischen Aufwand zu testen. Merken Unternehmer:innen, dass Ihr Geschäft an Fahrt aufnimmt, kann der Wechsel des Steuerstatus ohne viel Aufwand erledigt werden. Überschreitet das Unternehmen die Umsatzgrenze, ist es sogar verpflichtend, dass Finanzen genauer geprüft und eine doppelte Buchhaltung eingeführt wird. Für einen Wechsel muss lediglich ein formloser Brief ans Finanzamt geschickt werden.

Was Unternehmer:innen hierbei allerdings beachten sollten, ist, dass ein Wechsel zur Regelbesteuerung in den meisten Fällen auch eine Preisanhebung bedeutet, da die Mehrwertsteuer in der Regelbesteuerung erhoben werden muss. Unternehmer:innen können zum Beispiel ihre E-Commerce-Produkte aufgrund der Kleinunternehmerregelung in der Regel billiger als die Konkurrenz anbieten. Abhängig von der verfolgten Preispolitik, kann das Fehlen des Preisvorteils, einen wesentlichen Nachteil im Wettbewerb darstellen. Der Aspekt sollte somit berücksichtigt werden, vor einem freiwilligen Wechsel.

7. Kann von der Regelbesteuerung in die Kleinunternehmerregelung gewechselt werden?

Der Wechsel von der Regelbesteuerung zur Kleinunternehmerregelung ist komplexer als im Umkehrfall. Unternehmen müssen die beiden Umsatzgrenzen einhalten, wobei zur Ermittlung dieser die Bruttoumsätze (inklusive Mehrwertsteuer) herangezogen werden. Dies macht eine Überschreitung wahrscheinlich. Zudem gilt eine 5-Jahres-Sperre für den Wechsel, sofern bei der Unternehmensgründung bewusst auf die Kleinunternehmerregelung verzichtet wurde.

8. Was passiert, wenn sich Unternehmer:innen gegen die Kleinunternehmerregelung entscheiden?

Entscheiden sich Gründer:innen gegen die Kleinunternehmerregelung, müssen sie fünf Jahre warten, ehe sie ihre Entscheidung ändern können. Dies bedeutet, dass auch die Umsatzsteuervoranmeldung, die in den ersten zwei Geschäftsjahren monatlich vorgelegt werden muss, zur Pflicht wird.

9. Wie sieht eine Rechnung unter der Kleinunternehmerregelung aus?

Während im Rahmen der Kleinunternehmerregelung keine Buchführungspflicht herrscht, müssen Händler:innen dennoch Rechnungen erstellen.

Rechnungen entsprechend der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG enthalten die folgenden Punkte:

• Name und Anschrift der Unternehmer:innen
• Name und Anschrift der Rechnungsempfänger:innen
• Steuernummer / Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Rechnungs- / Ausstellungsdatum
• Rechnungsnummer
• Menge und Art der verkauften Produkte bzw. Umfang und Art der Dienstleistung
• monatsgenaue Liefer- oder Leistungszeitraum bzw. Hinweis, das dieser mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt
• Hinweis auf den Grund für die fehlenden Umsatzsteuer-Angaben
• in Sonderfällen (bei grundstücksbezogenen Leistungen) muss auch ein Hinweis auf die zweijährige Rechnungsaufbewahrungspflicht von Leistungsempfängern stattfinden

Unternehmer:innen, die die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen, sind dazu verpflichtet, Kund:innen darüber zu informieren, weshalb sie keine Umsatzsteuer ausweisen. Dies kann zum Beispiel durch folgende Zusätze erfolgen:

„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

„Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.“

„Als Kleinunternehmer im Sinne von § 19 Abs. 1 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“