Shopify Rechnungen erstellen: So treffen Sie die richtige Wahl im Shopify App Store!

Wer einen Onlineshop betreibt, weiß, dass dies nicht immer nur spannende Aufgaben mit sich bringt. Während für manche kreative Tätigkeiten wie die Schaffung einer erfolgreichen Branding-Strategie zur Qual werden, würden viele wohl finanztechnischen Aufgaben als besonders zäh beschreiben. Letzteres braucht Zeit, Know-how und das Fehlerpotenzial bei manueller Abwicklung ist groß. Damit das Erstellen und Verschicken von Shopify Rechnungen aber dennoch nicht zum Deal-Breaker wird, gibt es Apps, die genau hier Abhilfe schaffen.

Rechnungs-App: Auswahlkriterien

Wie auch bei Shopify Themes gilt auch bei der Installation einer passenden App, die Anforderungen sollten klar definiert sein, ehe eine Entscheidung getroffen wird. Zu den Aspekten, die in diesem Zusammenhang auf jeden Fall berücksichtigt werden sollten, zählen die folgenden:

• Auftragsvolumen – Die Erstellung von Rechnungsdokumenten & Co. ist ein zeitintensives Unterfangen. Steht die Anschaffung einer App somit im Raum, sollte hinterfragt werden, ob die damit einsparbare Zeit in Relation zu den potenziell anfallenden Kosten steht.
• Basic vs. Premium – Die meisten Apps werden in Paketen mit variierendem Leistungsumfang angeboten. Es gilt abzuwiegen, welche Features tatsächlich gebraucht werden.
• Dokumente – Der Shopify App Store bietet Apps mit verschiedensten Funktionsspektren – auch hierbei gilt es zu hinterfragen, was tatsächlich benötigt wird.
• Skalierbarkeit – Bei der Auswahl der App sollte auf die Skalierbarkeit geachtet werden. Shopbetreiber:innen sollten sich hier fragen, ob sie in der näheren Zukunft ein Mehr an Bestellungen abwickeln müssen oder weitere Sprach- und Währungsoptionen benötigt werden.
• Picklisten – Besteht die Möglichkeit, dass Bestellungen nicht immer in einer Sendung verschickt werden? Dann sollte eine App gewählt werden, die Teillieferungen erlaubt beziehungsweise unterstützt (z. B. Lieferscheine mit nur jenen Produkten, die tatsächlich versandt werden).
• Mehrwertsteuer – Die App sollte die für ein Land gültigen steuerrechtlichen Voraussetzungen erfüllen. Dies betrifft zum Beispiel die Mehrwertsteuer. Dabei sollte es zumindest möglich sein, die Einstellungen entsprechend anzupassen, im besten Fall erkennt die App aber den gültigen Mehrwertsteuersatz automatisch.

Order Printer Pro: Invoice App

Die Order Printer Pro: Invoice App ist eine Weiterentwicklung der Order Printer App und erfüllt alle Grundfunktionen, die von einer App für den automatischen Rechnungsversand erwartet werden.

Unterstützte Dokumente

Die App liefert Vorlagen für die folgenden Dokumenttypen:

• Rechnungen
• Packzettel
• Retourenscheine
• Angebote
• Rückerstattungen
• Gutschriften
• Warenrechnungen
• Bestellscheine bei Dropshipping-Verkäufen

Rechnungsversand

Die Dokumente können sowohl selbst ausgedruckt (einzeln oder in Massen) als auch automatisch versandt werden. Nach einmaligem Einrichten können Dokumente somit auch von User:innen aus E-Mails oder von der Website heruntergeladen werden. Die App ist unter anderem für die Verwaltung von Geschäften über die Shopify POS- und Mobile-Apps optimiert. So können Rechnungen und Dokumente von überall aus erstellt werden.

Kosten

Bis zu einer Anzahl von 50 Bestellungen pro Monat kann die App kostenlos verwendet werden. Bei über 50 Bestellungen pro Monat fällt eine Gebühr von $ 10 USD pro Monat an.

 Quelle: Order Printer Pro: Invoice App, Shopify App Store

Besonderheiten

Posten können einzeln ausgewählt werden. Dies ist hilfreich, wenn Produkte in Teilsendungen verschickt werden und Packzettel dies widerspiegeln sollen. Aber auch bei Retourenscheinen kann dieses Feature Shopbetreiber:innen unterstützen. Die App unterstützt sowohl die Verarbeitung abgeschlossener Bestellungen als auch jene von Entwürfen. Somit können auch Angebote damit erstellt werden.

Rechnungen werden in jener Währung ausgestellt, in der User:innen den Kauf abgeschlossen haben, weshalb sich die App auch für den internationalen Verkauf eignet.

Die Vorlagen basieren auf HTML, CSS sowie Liquid und sind somit - sofern man über die entsprechenden Fähigkeiten verfügt - zu 100 % individualisierbar.

Mit der App können Rechnungen in über 20 Sprachen erstellt werden. Zudem können Shopbetreiber:innen einzelne Textpassagen einfach anpassen.

Fazit
Ein wesentlicher Vorzug der Order Printer Pro App liegt in der Kompatibilität mit Order Printer Templates (einmalig $ 29 USD) und den niedrigen beziehungsweise nicht existenten Kosten. Ein Nachteil ist, dass aktuell noch keine Anbindung an ein Buchhaltungsprogramm möglich ist.

Sufio: Professionelle Rechnung

Sufio: Professionelle Rechnung ist eine App für kleine und große Unternehmen. Sie erstellt Rechnungen automatisch, wenn Bestellungen eingehen, bezahlt oder ausgeliefert werden.

Unterstützte Dokumente

Zu den unterstützen Dokumenten zählen:

• Rechnungen (Steuerrechnungen, Umsatzsteuerrechnungen, Pro-forma-Rechnungen)
• Zahlungsbelege
• Gutschriften
• Packlisten / Lieferscheine
• Auftragsbestätigungen
• Angebote
• Kostenvoranschläge

Rechnungsversand

Die Dokumente können sowohl in physischer als auch digitaler Form zur Verfügung gestellt werden. Dabei kann die App so eingerichtet werden, dass User:innen Dokumente automatisch via E-Mail-Downloadlink oder mittels eines Downloadlinks im Onlineshop erhalten.

Kosten
Aktuell können Shop:betreiberinnen zwischen drei Paketen wählen. Diese unterscheiden sich im Wesentlichen in der Anzahl der Bestellungen, die damit verarbeitet werden kann, den verfügbaren Sprachen und dem zusätzlichen Leistungsumfang. Betreiber:innen finden die aktuellen Pakete auf der Sufio Website.

Quelle: Sufio Website

Besonderheiten

Sufio legt viel Wert auf das Aussehen der Dokumente. Dabei kann zwischen unterschiedlichen Layouts und Farben ausgewählt werden.

Die App eignet sich zudem besonders für B2B-Shops. Sie ermöglicht das Erfassen und Überprüfen von Umsatzsteuernummern und erstellt automatisch umsatzsteuerfreie Rechnungen (für Unternehmen aus der EU). Dank der Möglichkeit, Steuerrechnungen und Umsatzsteuerrechnungen zu generieren, bietet die App auch Unterstützung bei der Vorbereitung der Steuerunterlagen. Dank des HS-Codes und Angaben zum Herkunftsland können die Rechnungen zudem als Exportnachweis dienen. Rechnungen werden in jener Währung erstellt, die der Kunde bei der Bezahlung mit der gewünschten Zahlungsmethode (z. B. per Nachnahme, Überweisung oder Kreditkarte) verwendet hat.

Die Dokumente stehen in über 30 Sprachen zur Verfügung. Rechnungen, Gutschriften & Co. entsprechen den Rechnungslegungsstandards in Deutschland, Österreich, der Schweiz und weiteren EU-Ländern.

Fazit

Sufio generiert rechtskonforme Dokumente, die in individualisierbaren Designs ausstellbar sind. Ein weiterer Vorteil liegt in der Unterstützung bei der Vorbereitung der Steuerunterlagen. Ein möglicher Nachteil liegt in den Kosten. So ist Sufio – im Gegensatz zu ähnlichen Apps auch bei geringem Bestellvolumen kostenpflichtig. Während die App also generell für jede Onlineshopgröße geeignet ist, ist bei einem geringen Auftragsvolumen eine kostenlose Alternative eine Überlegung wert.

sevDesk

SevDesk ist eine Komplettlösung für Multi-Channel-Händler:innen. Die Cloudbasierte-Lösung kann entweder mit der dazugehörigen sevDesk Lösung aus dem Shopify App Store angebunden werden oder durch eine Installation der App über das sevDesk Dashboard. Die sevDesk-Shopify-Schnittstelle erlaubt es Usern die Buchhaltung weitgehend zu automatisieren. 

Unterstützte Dokumente

Das Cloud Tool unterstützt das Erfassen und Verbuchen aller wichtigen Dokumenttypen, dazu zählen zum Beispiel:

• Rechnungen
• Belege
• Gutschriften
• Aufträge
• Lieferscheine
• Rückerstattungen

Rechnungsversand

Rechnungen und Gutschriften können mit der sevDesk App automatisch per E-Mail versandt werden. Shopbetreiber:innen können selbst konfigurieren, ob sie Rechnungen vor der Verbuchung freigeben möchten und welche Konten zur Verbuchung verwendet werden.

Kosten

Die sevDesk App wird im Shopify App Store in vier Paketen angeboten. Dazu zählen ein Development Plan für $ 1 pro Monat, ein Basic-Plan für $ 9 pro Monat, ein Professional-Plan für $ 14 pro Monat und ein Advanced-Paket für $ 19 pro Monat.

 Quelle: sevDesk: BuchhaltungIntegration, Shopify App Store

Besonderheiten

Durch die App beziehungsweise die Schnittstelle können Rechnungen und Gutschriften automatisch in sevDesk übernommen werden. Kundenkontakte werden dort automatisch angelegt und Rechnungen und Gutschriften (Rechnungskorrekturen) zugeordnet. Rechnungen können abhängig vom Land des Rechnungsempfängers auch steuerfrei erstellt werden. Basierend auf Shopify Steuereinstellungen kann die App implizit bestimmen, ob Netto- oder Bruttorechnungen in sevDesk erstellt werden sollen. Bestellungen werden unterschieden zwischen Entwurf, Offen und Bezahlt. Diese Information wird automatisch synchronisiert.

Das Rechnungslayout kann in sevDesk individuell gestaltet werden. Zudem ermöglicht die App die dynamische Textersetzung für Rechnungen und Rückerstattungen, wobei Auftragsdaten in Texte integriert werden können.

Shopify Rechnungen und Gutschriften können auch nachträglich in sevDesk importiert werden. Der Importzeitraum kann hierbei individuell gewählt werden.

Die App beziehungsweise die Software unterstützt Shopbetreiber:innen zudem auch bei der Erstellung von Umsatzsteuervoranmeldungen, Einnahmenüberschussrechnung und Gewinn-und-Verlustrechnung.

Fazit

SevDesk liefert ein breites Funktionsspektrum und unterstützt so über die Rechnungsversendung hinausgehend auch bei der Shopify Buchhaltung. Die verhältnismäßig hohen Kosten werden durch das breite Funktionsspektrum gerechtfertigt. Sofern die Funktionen also tatsächlich benötigt werden, lohnt sich eine Installation.