Shopify Point of Sale (POS) – Alles was Sie über das Kassensystem wissen müssen!

Unabhängig davon, ob es sich um ein kleines Business handelt, dass jeden Verkaufskanal ausschöpfen möchte, oder ein wachsendes Unternehmen, für das sich ein fester stationärer Laden endlich lohnt. Die virtuelle Domain Adresse um eine reale, wenn auch nur kurzfristige Verkaufsadresse zu erweitern, kann aus vielerlei Gründen sinnvoll sein. Um diesen Schritt zu setzten, braucht es ein zuverlässiges Kassensystem, das Händler:innen vor Ort unterstützt. Shopify PoS macht genau das.

Was ist der Shopify PoS?

Der Shopify PoS (Point of Sale) erlaubt es Händler:innen Produkte persönlich zu verkaufen. Das Kassensystem kann als Vertriebskanal hinzugefügt werden und erlaubt die Synchronisation des stationären Handels mit dem Onlineshop. Die App, die auf dem Handy oder Tablet genutzt werden kann, ermöglicht die zentrale Verarbeitung von Geschäftsvorgängen in Shopify.

Für wen ist Shopify PoS geeignet?

Der Shopify PoS ist vor allem für jene geeignet, die bereits einen Onlineshop mit der E-Commerce-Plattform Shopify betreiben und ihr E-Business nun um einen stationären Vertriebskanal erweitern wollen. Hierbei ist zu erwähnen, dass ein eigener Onlineshop keine Voraussetzung für die Nutzung des Kassensystems ist.

Die Shopify PoS App ist insbesondere für all jene interessant, die ihre Produkte nur zu besonderen Anlässen persönlich verkaufen möchten, zum Beispiel auf Märkten oder in Pop-up-Läden. Denn die Basis-Version der App ist in allen Shopify Kostenplänen enthalten und das Kassensystem kann in nur wenigen Klicks eingerichtet werden.

Wo liegen die Vorteile von Shopify PoS?

• Zentrale Verwaltung – Inventare, Verkäufe und Co. können zentral im Auge behalten werden
• Redundanzen eliminieren – unnötige Schnittstellen und Applikationen werden vermieden
• Orts- und Device unabhängig – die App kann auf Smartphones und Tablets an unterschiedlichsten Orten verwendet werden
• Symbiose von Online- und Offline – der Übergang zwischen online und offline Verkauf ist fließend und sorgt für einen hohen Convenience-Grad
• Reporting – Synchronisierte Reportings aller Point of Sales
• Flexibilität – Händler:innen können das Dashboard eigenständig individualisieren und Apps und Add-ons ergänzen

Basis- oder Pro-Version

Shopify PoS ist in zwei Plänen verfügbar, Shopify PoS Lite und Shopify PoS Pro. Beide können ganz einfach im Shopify App Store, im Google Play Store oder im Apple Store erworben beziehungsweise heruntergeladen werden.

Der Unterschied zwischen den beiden Plänen liegt vor allem im Funktionsspektrum.

Shopify PoS Lite

Shopify PoS Lite bietet alle Basisfunktionen, die es für die Bestell- und Produktverwaltung in einem Ladengeschäft oder für einen mobilen PoS braucht. Aus dem Bereich des Inventarmanagements zählen hierzu zum Beispiel die Inventarverfolgung. Diese lässt Händler:innen Vertriebskanal-übergreifend im Auge behalten, wie es um die Bestände steht. Was den Check-out betrifft, so können mit Shopify PoS Lite zum Beispiel Rabattcodes angewandt, Steuern automatisch berechnet und Rückgaben abgewickelt werden. Shopify PoS Lite bietet zudem auch die Möglichkeit, Kundenprofile zu erstellen. PoS Lite eignet sich besonders gut, was den Verkauf in Pop-up-Shops, auf Messen und auf Märkten betrifft.

Shopify PoS Pro

Zusätzlich zu den Funktionen, die Shopify PoS Lite bietet, ermöglicht Shopify PoS Pro das Erstellen einer unbegrenzten Anzahl an Kassen und Profilen für Mitarbeiter:innen im Geschäft. Die Pro-Version des Kassensystems bietet zudem Individualisierungsmöglichkeiten, was die Berechtigungen von Mitarbeiter:innen betrifft, Omnichannel-Verkaufsfunktionen, diverse Statistiken und ein intelligentes Inventarmanagement. Im Vergleich zu Shopify PoS Lite erlaubt die Pro-Version zum Beispiel Bedarfsprognosen. Diese machen Vorschläge für Nachbestellungen, basierend auf der Performance von Produkten und den saisonalen Entwicklungen. Außerdem ermöglicht das Kassensystem das Erfassen von eingehendem Inventar mittels eines Barcodescanners beziehungsweise den Abgleich des Inventarbestands mithilfe des Barcodescanners. Shopify PoS Pro empfiehlt sich für jene, die viel Laufkundschaft haben, viele Mitarbeiter:innen beschäftigen oder einen umfangreichen Produktkatalog haben.

Eine genaue Übersicht und Erklärung der PoS-Features, die in den beiden Plänen enthalten sind, finden Sie auf der Shopify Website.

Was kostet Shopify PoS?

• Shopify PoS Lite – Das Einrichten des Verkaufskanals ist kostenlos. Kosten entstehen lediglich bei der Bezahlung mit Kreditkarte, wobei die Gebühren vom gewählten Plan abhängig sind.
• Shopify PoS Pro – Shopify POS Pro kostet zusätzlich zu den Gebühren des gewählten Shopify Plans $ 89 US-Dollar im Monat pro Standort bzw. ist kostenfrei in Shopify Plus enthalten.

Wer mögliche Zweifel über ein Upgrade aus dem Weg räumen möchte, kann die Funktionen von Shopify PoS Pro vor dem Abschluss des Abonnements 14 Tage kostenlos testen.

Welche Hardware braucht es für die Einrichtung des Shopify PoS?

Der Shopify PoS kann sowohl auf Tablets als auch auf Smartphones verwendet werden, wobei das Interface für Tablet-Bildschirme optimiert ist. Die App ist für iOS und Android verfügbar. Grundsätzlich reicht ein Tablet somit, um mit dem Verkauf loszulegen.

Für ein Praxis-taugliches System machen allerdings die folgenden Add-ons Sinn:

• Barcode-Scanner – Wird meist eher mehr als ein Produkt verkauft, lohnt sich die Anschaffung eines Barcode-Scanners. Damit können Produkte nicht nur schnell an der Kasse erfasst werden, der Scanner ist auch ausgezeichnet geeignet, um Wareneingänge effizient zu erfassen. Theoretisch können Produkte natürlich auch in der App gesucht oder die Barcodes mit der Tablet-Kamera gescannt werden, dies gestaltet sich zumeist allerdings eher umständlich.
• Kassenschublade – Wird der PoS in einem vollwertigen Ladenlokal eingerichtet, welches Barzahlungen akzeptiert, lohnt sich die Anschaffung einer professionellen Kassenschublade. Diese kann manuell oder drahtlos mit dem Tablet geöffnet werden und sorgt dafür, dass Bargeld sicher verwahrt wird.
• Kartenlesegerät – Kartenzahlungen sind heute nicht mehr wegzudenken und werden häufig schon als Standard vorausgesetzt. Ein Kartenlesegerät ist somit unverzichtbar für eine positive User Experience. Der Shopify PoS unterstützt unterschiedliche Arten und Modelle von Kartenlesegeräten.
• Belegdrucker – Seit dem ersten Januar 2020 gilt für elektronische Kassensysteme die sogenannte Pflicht zur Belegausgabe. Während Belege natürlich auch via E-Mail ausgestellt werden können, ist der Convenience-Grad um ein Vielfaches höher, wenn dieser einfach ausgedruckt werden kann.

Für extra Komfort kann zudem eine Tablet-Halterung angeschafft werden. Diese erleichtert Kassierer:innen die tägliche Arbeit und sorgt für einen festen Standort des Geräts (es verschwindet somit nicht mehrmals täglich 😉).

Existiert die Hardware bereits, sollte im Vorfeld sichergestellt werden, dass diese mit dem Shopify PoS kompatibel ist.

Welche rechtlichen Aspekte gilt es zu befolgen?

Welche Vorschriften es im Hinblick auf das Kassensystem zu befolgen gilt, ist vom Land abhängig, in welchem man dieses nutzen möchte. In Deutschland gibt es in Bezug auf Kassensysteme zwei wesentliche Vorschriften:

1. GoBD – die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form
2. TSE – die technische Sicherheitseinrichtung, die von der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) verlangt wird

GoBD

Hiermit wird geregelt, welche Anforderungen Unternehmen im Hinblick auf die ordnungsgemäße Buchführung und Datenbereitstellung erfüllen müssen. Dabei wird zum Beispiel vorausgesetzt, dass Kassensysteme über GoBD zertifizierte Schnittstellen für Datenexporte verfügen müssen. Daten müssen so ausgegeben werden können, dass sie von Betriebsprüfer:innen in eine entsprechende Software importiert und überprüft werden können. Zur Erfüllung dieser Vorschrift wird von Shopify die App Data Exporter – Tax Compliance kostenlos zur Verfügung gestellt.

Der GoBD-Export des Shopify PoS entspricht den rechtlichen Voraussetzungen in Deutschland.

TSE – Technische Sicherheitseinrichtung

Diese stellt sicher, dass die Aufzeichnungen, die durch das Kassensystem erfolgen, nicht im Nachgang verändert oder gelöscht werden können. Diese Funktion wird in Deutschland seit dem 1. April 2021 vorausgesetzt im Rahmen der Kassensicherungsverordnung. Betroffen hiervon sind alle Händler:innen, die ihre Produkte stationär verkaufen, eine digitale Registrierkasse nutzen und Barzahlungen akzeptieren. Das Ziel von TSE liegt auf der Hand, Steuerhinterziehung und Geldwäsche soll so Einhalt geboten werden. Zeitgleich ermöglicht das System Finanzverwaltungen den schnellen und einfachen Zugriff auf gespeicherte Kassendaten. Um den TSE-Vorschriften zu entsprechen, stellt Shopify die App TSE (KassenSichV) für monatlich $ 9 US-Dollar pro Standort zur Verfügung.